Η διαδικασία έκδοσης αναφορών Διοίκησης (Management Reporting) συχνά συγκρίνεται ή και ταυτίζεται με τη διαδικασία έκδοσης Χρηματοοικονομικών αναφορών (Financial Reporting) κυρίως λόγω του γεγονότος ότι και οι δύο περιλαμβάνουν κοινά οικονομικά μεγέθη. Ωστόσο, οι ομοιότητες των δύο διαδικασιών εξαντλούνται σε αυτό το επίπεδο, εφόσον η κατάρτιση των επιμέρους αναφορών στοχεύει στην κάλυψη εντελώς διαφορετικών αναγκών μιας επιχείρησης. Ειδικότερα, οι Χρηματοοικονομικές αναφορές δημιουργούνται προκειμένου να καλύψουν τη σχετική υποχρέωση που απορρέει από το θεσμικό πλαίσιο και παράλληλα παρέχουν τόσο στη Διοίκηση όσο και σε κάθε ενδιαφερόμενο μέρος μια σαφή εικόνα των απολογιστικών βασικών χρηματοοικονομικών μεγεθών της Εταιρείας. Αντίθετα, η Διοίκηση επιλέγει να προβεί στο σχεδιασμό εξατομικευμένων αναφορών (tailored Management reports) που δίνουν ιδιαίτερη έμφαση στην παρακολούθηση της δραστηριότητας της Εταιρείας σε πραγματικό χρόνο και παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες για τη λήψη στρατηγικών αποφάσεων.
Τα σημεία στα οποία διαφοροποιούνται οι ως άνω διαδικασίες είναι αρκετά, ενώ η πλειονότητα αυτών σχετίζεται με τους επιμέρους επιδιωκόμενους στόχους, τις πληροφορίες που περιλαμβάνουν, τους αποδέκτες, τα συστήματα που συμπεριλαμβάνονται στη διαδικασία, το επίπεδο ανάλυσης των πληροφοριών, το χρονικό πλαίσιο καθώς και το επίπεδο αξιοποίησης της τεχνολογίας.
Η Διοίκηση μιας επιχείρησης καλείται σε καθημερινή βάση να λαμβάνει σημαντικές αποφάσεις επιδιώκοντας τη μεγαλύτερη δυνατή ανάπτυξη των δραστηριοτήτων και της κερδοφορίας με την παράλληλη διασφάλιση της ανταγωνιστικής τοποθέτησης της Εταιρείας στην αγορά. Η διαθεσιμότητα έγκυρων και έγκαιρων πληροφοριών για βασικές πτυχές της δραστηριότητας, όπως η παρακολούθηση της επίτευξής των στόχων που έχουν τεθεί, η ανάλυση της τιμολογιακής και της πιστωτικής πολιτικής, η εξέλιξη του κεφαλαίου κίνησης κλπ, είναι ιδιαίτερα σημαντική για τη λήψη εμπεριστατωμένων στρατηγικών αποφάσεων με βραχυπρόθεσμο, μεσοπρόθεσμο ή και μακροπρόθεσμο ορίζοντα. Ενδεικτικά, οι αποφάσεις που καλείται να λάβει η Διοίκηση δύνανται να σχετίζονται με την εφαρμογή του ιδανικού συνδυασμού πωλήσεων, την εμπορική ενίσχυση των προϊόντων υψηλής κερδοφορίας, τη διασφάλιση της απαιτούμενης ρευστότητας για την κάλυψη των μελλοντικών ταμειακών αναγκών, την τροποποίηση των στόχων που έχουν τεθεί κοκ.
Είναι αντιληπτό ότι σε περιόδους κατά τις οποίες οι επιχειρήσεις βάλλονται από ιδιαίτερες προκλήσεις, όπως συμβαίνει στην τρέχουσα περίοδο, η εν λόγω ανάγκη είναι αυξημένη, ενώ η επίπτωση της εκάστοτε απόφασης δύναται να είναι ιδιαίτερα σημαντική για τη μελλοντική πορεία της Εταιρείας. Ο δε ετεροχρονισμός λήψης της πληροφορίας σε περιόδους ραγδαίων εξελίξεων αποτελεί σημαντικό τροχοπέδη στην πρόληψη και στον περιορισμό των αρνητικών επιπτώσεων για την Εταιρεία.
Ο σχεδιασμός και η υλοποίηση εξατομικευμένης διαδικασίας αναφορών διοίκησης είναι ιδιαίτερα σημαντικός, προκειμένου να παρακολουθείται η απόδοση των επιμέρους λειτουργιών της επιχείρησης, να εντοπίζονται τα σημεία που χρήζουν βελτίωσης και να αναγνωρίζονται απειλές και ευκαιρίες εντός αυτών. Με αυτόν τον τρόπο παρέχεται η δυνατότητα για πλήρη παρακολούθηση σημαντικών παραμέτρων που επηρεάζουν την τελική Χρηματοοικονομική απόδοση της Εταιρείας, όπως δεδομένα διαφοροποίησης κερδοφορίας μεταξύ προϊόντων ή πελατών, ανομοιογένειες στην εφαρμογή της εμπορικής και πιστωτικής πολιτικής, τρέχοντα και μελλοντικά ζητήματα κεφαλαίου κίνησης και ρευστότητας, επίτευξη στόχου πωλήσεων, ανάλωση προϋπολογισμού δαπανών κοκ.
Η ανάλυση των ιστορικών δεδομένων που είναι προσανατολισμένη στο μέλλον, δύναται να παρέχει στη Διοίκηση πληροφορίες για την εκτιμώμενη μελλοντική ανάπτυξη και κερδοφορία, δίνοντάς της τη δυνατότητα να παρέμβει άμεσα διενεργώντας στρατηγικές αλλαγές και διορθωτικές ενέργειες. Τέλος, η διαδικασία έκδοσης των αναφορών Διοίκησης, ιδίως στις μέρες μας, είναι απόλυτα συνυφασμένη με την πλήρη αξιοποίηση της τεχνολογίας τόσο σε επίπεδο ανάλυσης δεδομένων όσο και σε επίπεδο οπτικοποίησης των αποτελεσμάτων και ως εκ τούτου οι αναφορές Διοίκησης δύνανται να αποτελέσουν ένα έξυπνο εργαλείο για την ανάλυση των δεδομένων σε πραγματικό χρόνο και την παροχή της πληροφορίας με αμεσότητα και εγκυρότητα.
Στις αντίξοες συνθήκες λοιπόν στις οποίες ασκείται σήμερα η επιχειρηματική δραστηριότητα, η ανάγκη για εξατομικευμένες και σε πραγματικό χρόνο αναφορές Διοίκησης είναι περισσότερο επιτακτική από ποτέ και η εν λόγω διαδικασία αποτελεί βασικό εργαλείο για την κάθε επιχείρηση, ασχέτως κλάδου δραστηριοποίησης, μεγέθους και αντικειμένου εργασιών.
