Η ορθή διαδικασία μισθοδοσίας αποτελεί έναν από τους ακρογωνιαίους λίθους μιας εταιρείας που χαρακτηρίζεται από εύρυθμη λειτουργία.
Ωστόσο πρόκειται για έναν τομέα που διέπεται από πολλούς νόμους και κανονισμούς και μερικές φορές καθίσταται δύσκολο για μια εταιρεία να συμβαδίσει με τις συνεχείς αλλαγές.
Τα εξειδικευμένα στελέχη του τμήματος Business Process Outsourcing της Grant Thornton εξηγούν ορισμένα από τα καθημερινά ζητήματα που μπορεί να προκύψουν στη διαχείριση της μισθοδοσίας.
Η διαδικασία μισθοδοσίας είναι από τις πιο απαιτητικές που σχετίζεται με το ανθρώπινο δυναμικό και ενδεχομένως η πιο περίπλοκη, δεδομένου ότι οι νόμοι και οι κανονισμοί μεταβάλλονται διαρκώς και οι εταιρείες καλούνται να προσαρμόζονται ανάλογα. Η διαδικασία προφανώς και μοιάζει διαφορετική για μια εταιρεία που έχει το δικό της τμήμα μισθοδοσίας και διαφορετική για μια εταιρεία που αναθέτει τη διαδικασία σε εξωτερικό συνεργάτη.
Ανεξάρτητα από τη μορφή που έχει η διαδικασία μισθοδοσίας σε μια εταιρεία, υπάρχουν ορισμένα κοινά εργαλεία που μπορούν να χρησιμοποιηθούν προκειμένου η εν λόγω διαδικασία να είναι λειτουργική και ταυτόχρονα όσο πιο αποδοτική γίνεται.
-Υποστήριξη συστήματος και ικανότητα: Η υποστήριξη από ένα αξιόπιστο σύστημα είναι απαραίτητο στοιχείο, καθώς περιορίζεται ο κίνδυνος σφαλμάτων και παρέχεται καλύτερη ποιότητα εργασίας. Ακόμα και εάν μια εταιρεία διαθέτει το κατάλληλο σύστημα, θα πρέπει να είναι σε θέση να διασφαλίσει ότι ο αρμόδιος, που είναι υπεύθυνος για τη διαδικασία μισθοδοσίας, διαθέτει τις κατάλληλες δεξιότητες και γνώσεις, σε σχέση με τους ισχύοντες νόμους και κανονισμούς.
-Έλεγχος εσωτερικών διαδικασιών: Η παρακολούθηση των εσωτερικών διαδικασιών είναι επίσης σημαντική και η αποτύπωσή τους σε εγχειρίδιο προσωπικού ή και στη σύμβαση εργασίας μπορεί να πλαισιώσει την ομαλή συνύπαρξη και συνεργασία των μερών.
-Πληροφόρηση: Οι περισσότεροι επαγγελματίες που διαχειρίζονται μισθοδοσία γνωρίζουν ότι η διαδικασία αυτή προαπαιτεί έγκαιρη και έγκυρη πληροφόρηση. Πληροφορίες που εξάγονται και απεικονίζονται σε αναφορές (όπως η σύνθεση του κόστους της εταιρείας, το ποσό των μακροπρόθεσμων υποχρεώσεων λόγω συνταξιοδότησης κ.λπ.) μπορεί να αποτελέσουν τη βάση για λήψη σημαντικών αποφάσεων του εκάστοτε οργανισμού.
-Ψηφιακή κάρτα εργασίας: Πολλά από τα ερωτήματα που λαμβάνουν τα στελέχη της Grant Thornton σχετίζονται με την ψηφιακή κάρτα εργασίας που τέθηκε σε εφαρμογή, για την Προστασία της Εργασίας, με σκοπό την τήρηση του ωραρίου των εργαζομένων, την παρακολούθηση των υπερωριών και την ορθή εφαρμογή της διευθέτησης του χρόνου εργασίας.
Το γεγονός αυτό δεν αποτελεί μεγάλη έκπληξη καθώς μιλάμε για ένα νεοσύστατο πλαίσιο κανόνων εργασίας, στο οποίο καλούνται να εναρμονιστούν οι επιχειρήσεις. Η ενέργεια που μπορεί να διασφαλίσει την εκάστοτε επιχείρηση είναι η συμβουλή και η συμβολή ενός ειδικού, προκειμένου η μετάβαση στην ψηφιακή κάρτα εργασίας να γίνει με τον ασφαλέστερο και αποτελεσματικότερο τρόπο.
Είναι σημαντικό να υπάρχει ορθή πληροφόρηση, καθώς σε διαφορετική περίπτωση τόσο οι εργοδότες όσο και οι εργαζόμενοι μπορούν να οδηγηθούν σε δυσάρεστες συνέπειες.
