Σε προγενέστερο άρθρο μας έχουν αναφερθεί διεξοδικά τα οφέλη του Management Reporting στο πλαίσιο τόσο της αδιάληπτης παρακολούθησης της απόδοσης της Εταιρίας όσο και της άμεσης πληροφόρησης της Διοίκησης. Δεδομένου του ότι κάθε αναφορά στοχεύει στην εμπεριστατωμένη πληροφόρηση της Διοίκησης για την λήψη των στρατηγικών αποφάσεων, θα πρέπει να προσφέρει στοχευμένη και έγκαιρη πληροφόρηση, αποτυπωμένη πάντα με σαφήνεια. Ποια είναι λοιπόν τα βασικά σημεία τα οποία θα πρέπει να λαμβάνουμε υπόψη μας κατά το σχεδιασμό των Αναφορών Διοίκησης;
Σύμφωνα με τις βέλτιστες πρακτικές, ο σχεδιασμός των Αναφορών Διοίκησης θα πρέπει να συγκεντρώνει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:
Όταν σχεδιάζουμε μια αναφορά θα πρέπει να έχουμε ξεκάθαρο τον στόχο που καλείται να εξυπηρετήσει καθώς και τον ρόλο στον οποίο απευθύνεται, παραμέτρους που θα καθορίσουν το τελικό περιεχόμενο της.
Οι δείκτες αποδοτικότητας που περιλαμβάνονται σε κάθε αναφορά πρέπει να είναι οι κατάλληλοι, αυτοί δηλαδή που θα σχεδιασθούν λαμβανομένου υπόψη τόσο του στόχου τον οποίο καλείται να εξυπηρετήσει η αναφορά καθώς και του ρόλου στον οποίο απευθύνεται, όπως προαναφέραμε. Ειδικότερα, θα πρέπει να εστιάζουμε στους δείκτες που μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την καλύτερη δυνατή ανάλυση των δεδομένων που αξίζει να αναλυθούν και να παρουσιασθούν στον εκάστοτε Διευθυντή.
Η αναφορά πρέπει να είναι ευανάγνωστη και να μην περιλαμβάνει περιττές πληροφορίες. Είναι πολύ σημαντική η γρήγορη άντληση δεδομένων από τον αναγνώστη και ως εκ τούτου, η εξισορρόπηση αριθμητικών ή/και λεκτικών δεδομένων και γραφημάτων είναι ιδιαίτερα σημαντική.
Καθώς η αναφορά περιγράφει την απόδοση της εταιρείας είναι αρκετά βοηθητικό να παρουσιάζονται τα δεδομένα με μια λογική σειρά και αποτύπωση ώστε να «λένε μια ιστορία». Για περιπτώσεις κατά τις οποίες υπάρχει μια χρονολογική σειρά, τα δεδομένα πρέπει να είναι συγκρίσιμα (like for like) μεταξύ των περιόδων. Τέλος, θα πρέπει στις αναφορές να περιλαμβάνονται όσο το δυνατόν πιο πρόσφατα δεδομένα (up to date).
Όπως έχει αναφερθεί αρκετές φορές, οι Αναφορές Διοίκησης στοχεύουν στο να παρέχουν πληροφορίες στους Διευθυντές με σκοπό την ταχεία λήψη αποφάσεων. Ως εκ τούτου οι αναφορές πρέπει να έχουν συνέπεια μεταξύ τους, τόσο σε θέματα εμφάνισης πχ χρώματα, γραμματοσειρά κειμένου, κ.λπ. όσο και σε δομή, ώστε να είναι εύκολο για τον αναγνώστη σε λίγο χρόνο να αντλήσει την πληροφορία.
Η αυτοματοποίηση των Αναφορών Διοίκησης είναι ιδιαίτερα σημαντική παράμετρος, τόσο για την ταχύτητα λήψης της πληροφορίας όσο και για την διασφάλιση της ορθότητας αυτής. Η εν λόγω διαδικασία ωστόσο προϋποθέτει την ψηφιοποίηση όλων των δεδομένων της εταιρείας. Η κατοχή ψηφιακών δεδομένων και η αυτοματοποίηση του συστήματος Αναφορών Διοίκησης προσδίδουν μεγάλο πλεονέκτημα καθώς με αυτό τον τρόπο ο αναγνώστης κατέχει ένα δυναμικό εργαλείο πληροφόρησης από το οποίο δύναται να αντλήσει με ευκολία τα στοιχεία που θέλει να επισκοπήσει με διαδραστικό τρόπο.
Η κουλτούρα της εταιρείας παίζει καθοριστικό ρόλο στη λήψη αποφάσεων καθώς αντιπροσωπεύει τις κύριες αξίες της. Επομένως, η αύξηση ή ακόμα και η μεγιστοποίηση της αξίας που βασίζεται στα δεδομένα, πρέπει να αποτελεί μέρος της κουλτούρας της. Η ενσωμάτωση της λογικής της πλήρους αξιοποίησης των δεδομένων στις αξίες της εταιρείας, δύναται να έχει σημαντικά οφέλη αφού όλα τα εμπλεκόμενα μέρη θα αγκαλιάσουν την εν λόγω διαδικασία.
Συνοψίζοντας, θα λέγαμε πως κάθε Αναφορά Διοίκησης είναι ζωτικής σημασίας για τις αποφάσεις που λαμβάνουν οι Διευθυντές. Είναι προφανές λοιπόν ότι πρέπει να καθοριστεί αρχικά ο στόχος που καλείται να εξυπηρετήσει η Αναφορά, προκειμένου δομηθεί με τον κατάλληλο τρόπο και να επιλεγούν τα κατάλληλα δεδομένα και οι δείκτες απόδοσης που θα ενσωματωθούν σε αυτή. Επιπλέον, κάθε πληροφορία που παρουσιάζεται πρέπει να είναι απλή και κατανοητή, να υπάρχει συνέπεια τόσο μεταξύ των δεδομένων όσο και μεταξύ των επιμέρους αναφορών, ενώ η κάθε αναφορά θα πρέπει να αποτελεί ένα αφήγημα. Τέλος, ιδιαίτερα σημαντική παράμετρος είναι η αυτοματοποίηση της διαδικασίας και η ψηφιοποίηση των δεδομένων καθώς αυξάνει την ταχύτητα λήψης της πληροφορίας και διασφαλίζει την ορθότητα αυτών.
